Zieke medewerker, geen arbodienst: zo schakel je een bedrijfsarts in

Een medewerker meldt zich ziek en je hebt geen arbodienstabonnement: dat komt in kleinere organisaties regelmatig voor. Je hoeft dan geen jaarcontract af te sluiten om een bedrijfsarts te kunnen inschakelen, schrijft HRcommunity op 22 oktober 2026. Wel moet je vanaf de eerste ziektedag de stappen uit de Wet verbetering poortwachter zetten, en dat wordt belangrijker nu er een wetsvoorstel ligt dat het oordeel van de bedrijfsarts zwaarder laat wegen.

Wat de wet wel en niet voorschrijft

Elke werkgever moet deskundige ondersteuning bij verzuim en arbeidsomstandigheden organiseren. Daarvoor is een basiscontract nodig met een arbodienst of bedrijfsarts. Daarin staan de wettelijk verplichte afspraken, zoals welke bedrijfsarts jou ondersteunt, het open spreekuur voor medewerkers en de mogelijkheid van een second opinion.

De Arbowet kent twee routes. Bij de vangnetregeling sluit je een contract met een gecertificeerde arbodienst. Bij de maatwerkregeling organiseer je de ondersteuning zelf en werk je rechtstreeks met een bedrijfsarts, aangevuld met andere deskundigen als een dossier daarom vraagt. Of maatwerk bij jou mogelijk is, hangt onder meer af van de cao en de medezeggenschap.

Hoe je betaalt, schrijft de wet niet voor. Een vast bedrag per medewerker per jaar is gebruikelijk bij arbodiensten, maar niet verplicht. Zelfstandige bedrijfsartsen werken ook per consult of per verrichting, zonder vaste abonnements- of aansluitkosten. Je vindt ze via je eigen netwerk of via een platform dat werkgevers aan zelfstandige bedrijfsartsen koppelt.

Waarom het oordeel van de bedrijfsarts zwaarder gaat wegen

Het kabinet diende op 31 augustus 2026 een wetsvoorstel in bij de Tweede Kamer waarmee het oordeel van de bedrijfsarts leidend wordt bij de re-integratieverslagtoets van het UWV. Het voorstel is nog niet aangenomen. Volgens de planning gaat het in 2028 in.

Wordt het wet, dan kan een werkgever geen loonsanctie meer krijgen omdat de verzekeringsarts van het UWV achteraf anders oordeelt over de belastbaarheid van de werknemer dan de bedrijfsarts. Het UWV blijft wel beoordelen of werkgever en werknemer voldoende aan re-integratie hebben gedaan. Voor jou betekent dit dat het vooral draait op twee punten: ligt er op tijd een goed onderbouwd advies van een bedrijfsarts, en heb je dat advies opgevolgd? De contractvorm is daarbij van minder belang.

Zes stappen bij een ziekmelding zonder arbodienst

1. Neem de ziekmelding zorgvuldig aan

Vraag niet naar de diagnose of de oorzaak. Die informatie hoort bij de bedrijfsarts. Je mag wel vragen naar de verwachte duur, de bereikbaarheid en de afspraken en werkzaamheden die blijven liggen. Vertelt de medewerker uit zichzelf wat er speelt, dan leg je dat niet vast. Noteer wel de eerste ziektedag, want alle termijnen tellen vanaf die dag.

2. Schakel tijdig een bedrijfsarts in

Wacht niet automatisch tot week zes. Lijkt het verzuim langer te duren, twijfel je over passend werk of spelen er ook spanningen op de werkvloer, dan is eerder advies verstandig. Zonder arbodienst kun je daarvoor rechtstreeks bij een zelfstandige bedrijfsarts terecht.

3. Stel een concrete vraag

Vraag de bedrijfsarts welk werk passend is en onder welke voorwaarden. Neem eigen ideeën mee, zoals andere taken, kortere diensten of een tijdelijke aanpassing van de werkplek. Je krijgt geen diagnose terug, wel een beeld van de mogelijkheden en beperkingen. Hoe snel iemand daarna kan hervatten of uitbreiden, is vooraf niet te voorspellen en wordt zo nodig in een volgend consult opnieuw beoordeeld.

4. Probleemanalyse binnen zes weken

Dreigt langdurig verzuim, dan stelt de bedrijfsarts binnen zes weken na de eerste ziektedag een Probleemanalyse op. Daarin staan de mogelijkheden en beperkingen voor het werk en wat nodig is voor terugkeer.

5. Plan van Aanpak, uiterlijk twee weken later

Op basis van de Probleemanalyse maken jij en de medewerker samen een Plan van Aanpak met afspraken over werk, uren, begeleiding en evaluatiemomenten. Leg ook vast wie de voortgang bewaakt. Bespreek die minimaal eens per zes weken en stel het plan bij als de situatie verandert. Duurt het verzuim langer, dan volgen de ziekmelding bij het UWV in week 42 en de eerstejaarsevaluatie.

6. Leg een basiscontract vast

Had je nog geen basiscontract, sluit het dan af met de bedrijfsarts die je hebt ingeschakeld. Zo voldoe je aan de wet en weet je bij de volgende ziekmelding meteen wie je belt.

Wanneer haal je andere deskundigen erbij?

Niet elk dossier gaat alleen over gezondheid. Is de belastbaarheid duidelijk, maar onzeker welk werk op termijn passend blijft, dan helpt een arbeidsdeskundige. Speelt er naast het verzuim een arbeidsconflict, dan kan een mediator het gesprek weer op gang brengen. Houdt niemand bij wie wat moet doen, dan kan ondersteuning bij casemanagement uitkomst bieden.

Wat betekent dit voor werkgevers?

Een ontbrekend abonnement is geen reden om af te wachten, en ook geen reden om haastig een jaarcontract te tekenen. Concreet kun je het volgende doen:

• Regel het nu, niet bij de eerste ziekmelding. Zoek een bedrijfsarts, leg een basiscontract vast en zet het telefoonnummer in je verzuimprotocol.
• Check je cao en medezeggenschap. Die bepalen mede of de maatwerkregeling voor jouw organisatie openstaat.
• Houd de datum van de eerste ziektedag centraal. Plan de Probleemanalyse (week 6), het Plan van Aanpak, de zesweekse evaluaties en de UWV-melding in week 42 direct in je agenda.
• Documenteer je opvolging. Leg vast wat de bedrijfsarts adviseerde en wat je daarmee deed. Dat wordt belangrijker als het wetsvoorstel doorgaat.
• Houd rekening met de kosten. Je betaalt bij ziekte doorgaans minimaal 70% van het loon door, tot maximaal 104 weken. Met de rekentool voor verzuimkosten maak je zichtbaar wat een verzuimdossier jou kost.

De details van de wettelijke verplichtingen vind je op het Arboportaal en bij het UWV.

Hoe je de ondersteuning organiseert en afrekent, bepaal je zelf. Wat telt, is dat er op tijd een bedrijfsarts naar het dossier kijkt.