Wet verbetering poortwachter: stappenplan voor werkgevers per week

De Wet verbetering poortwachter verplicht werkgever en werknemer om samen te werken aan terugkeer naar werk zodra iemand zich ziek meldt. Het stappenplan komt neer op: ziekmelding en contact in week 1, probleemanalyse van de bedrijfsarts uiterlijk einde week 6, plan van aanpak in week 8, ziekmelding bij UWV uiterlijk in week 42, eerstejaarsevaluatie rond week 52 en een compleet re-integratieverslag bij de WIA-aanvraag. Dit artikel loopt alle stappen door, laat zien wat een fout kan kosten en geeft een checklist die je direct kunt gebruiken.

Wat is de Wet verbetering poortwachter?

De wet geldt sinds 2002 en regelt hoe werkgevers en werknemers omgaan met langdurige ziekte. De kern: beide partijen moeten aantoonbaar hun best doen om de werknemer zo snel mogelijk weer aan het werk te krijgen, bij voorkeur in de eigen functie. De loondoorbetaling bij ziekte duurt maximaal 104 weken en bedraagt minimaal 70% van het loon. In die periode moet de re-integratie zichtbaar op orde zijn.

Aan het einde van die twee jaar beoordeelt UWV of je als werkgever en de werknemer genoeg hebt gedaan. Is dat het geval, dan kan de werknemer een WIA-uitkering aanvragen. Is dat niet zo, dan kan UWV een loonsanctie opleggen. Het draait dus om twee dingen: de juiste stappen op tijd zetten en dat vastleggen.

Het stappenplan van de Wet verbetering poortwachter in een overzicht

De tabel hieronder geeft de belangrijkste momenten. De weken tellen vanaf de eerste ziektedag.

Controleer de actuele termijnen en formulieren altijd op uwv.nl, want procedures en modellen kunnen worden aangepast.

Stap 1: ziekmelding en eerste weken

Een werknemer meldt zich ziek volgens de regels die in het bedrijf gelden, bijvoorbeeld telefonisch bij de leidinggevende vóór een bepaald tijdstip. Maak zulke regels vooraf schriftelijk bekend, zodat er achteraf geen discussie ontstaat.

Bij de ziekmelding vraag je wat nodig is om het werk te laten doorlopen: lopende afspraken, deadlines, toegang tot systemen. Je vraagt niet naar de aard van de ziekte. Als werkgever mag je de diagnose niet registreren. Wel mag je vragen naar de verwachte duur, naar wat de werknemer nog wel kan en naar eventuele afspraken die nog openstaan.

Daarna meld je de werknemer bij de bedrijfsarts of arbodienst. Als werkgever ben je verplicht om je door een gecertificeerde bedrijfsarts te laten bijstaan, onder meer via een basiscontract met een arbodienst of zelfstandig bedrijfsarts. Plan in de eerste week ook een kort contactmoment met de werknemer. Dat hoeft geen formeel gesprek te zijn, maar leg wel vast dat het heeft plaatsgevonden.

Stap 2: probleemanalyse door de bedrijfsarts (uiterlijk einde week 6)

De bedrijfsarts onderzoekt de werknemer en stelt een probleemanalyse op. Daarin staat wat de werknemer door ziekte niet kan, wat nog wel kan, hoe lang het naar verwachting duurt en wat er nodig is om terug te keren naar werk. De arts deelt dus beperkingen en mogelijkheden, geen diagnose.

Als werkgever gebruik je dit advies als vertrekpunt. Plan het gesprek met de bedrijfsarts op tijd, zodat de analyse niet pas in week 6 wordt gemaakt. Wil je langer wachten op een afspraak, dan riskeer je een vertraging die je later moeilijk kunt goedmaken.

Stap 3: plan van aanpak (uiterlijk week 8)

Op basis van de probleemanalyse stellen werkgever en werknemer samen een plan van aanpak op. Dit is het belangrijkste document in het re-integratiedossier. Zet er in ieder geval in:

• het doel van de re-integratie (bijvoorbeeld terugkeer in de eigen functie of aangepast werk);
• welke werkzaamheden de werknemer nu of binnenkort kan doen;
• welke aanpassingen, begeleiding of voorzieningen nodig zijn;
• wie wat doet en op welk moment;
• wanneer jullie het plan evalueren.

Beide partijen ondertekenen het plan. Is de werknemer het niet eens met de inhoud, noteer dat dan ook en bespreek het opnieuw. Vraag zo nodig de bedrijfsarts om te bemiddelen.

Stap 4: evalueren en bijstellen

Ongeveer elke zes weken kijken jullie of de afspraken worden nagekomen en of het plan nog past bij de situatie van de werknemer. Gaat het beter, dan breid je de taken uit. Gaat het niet goed, dan pas je het plan aan. Noteer na elke evaluatie kort wat is besproken en wat is afgesproken. Een dossier met gaten is een van de meest voorkomende redenen voor een negatief oordeel van UWV.

Let ook op de rol van de werknemer. Die moet meewerken aan het opstellen en uitvoeren van het plan, passende arbeid accepteren en zich aan redelijke controlevoorschriften houden. Weigert een werknemer zonder goede reden mee te werken, dan kan dat gevolgen hebben voor loondoorbetaling. Dat besluit neem je niet zonder advies van de bedrijfsarts en zonder dat je eerst schriftelijk waarschuwt.

Eerste en tweede spoor: wat is het verschil?

In het eerste spoor richt de re-integratie zich op terugkeer bij de eigen werkgever, in de eigen of in aangepaste functie. Dat is het uitgangspunt en meestal ook het meest haalbaar.

Het tweede spoor is re-integratie bij een andere werkgever. Je start hiermee zodra duidelijk is dat terugkeer naar de eigen organisatie niet haalbaar is, bijvoorbeeld op advies van de bedrijfsarts. Wacht daar niet mee tot het laatste moment: tweede spoor kost tijd, omdat er onder andere sprake is van een zoektocht naar passend werk, scholing en sollicitatieactiviteiten. Bij de eerstejaarsevaluatie ligt dit onderwerp meestal op tafel.

Week 42 en week 52: UWV en de eerstejaarsevaluatie

Uiterlijk in week 42 meld je de werknemer bij UWV ziek. Dit is een wettelijke verplichting, ook als je verwacht dat de werknemer snel terugkeert. UWV start vervolgens het eigen proces richting een mogelijke WIA-aanvraag.

Rond week 52 volgt de eerstejaarsevaluatie. Jullie bespreken wat er in het eerste jaar is gedaan, of het doel van het plan nog klopt en wat in het tweede jaar nodig is. Het bijgestelde plan van aanpak wordt weer door beide partijen ondertekend. Leg bij twijfel over de belastbaarheid van de werknemer een vraag voor aan de bedrijfsarts. Overweeg indien nodig een second opinion of een deskundigenoordeel van UWV.

Wat kost een zieke werknemer? Een rekenvoorbeeld

Het stappenplan hangt direct samen met de kosten van loondoorbetaling. Neem een werknemer met een bruto maandsalaris van € 3.500. In het arbeidscontract of de cao staat: 100% loon in het eerste ziektejaar en 70% in het tweede.

• Jaar 1: 12 × € 3.500 = € 42.000 bruto loon.
• Jaar 2: 70% van € 3.500 = € 2.450 per maand, 12 × € 2.450 = € 29.400 bruto loon.
• Totaal: € 71.400 bruto loon, exclusief werkgeverslasten, kosten van vervanging, bedrijfsarts en eventuele re-integratietrajecten.

De exacte hoogte hangt af van wat is afgesproken en van het wettelijke maximumdagloon, waarboven je niet verplicht bent het loon aan te vullen. Wil je dit voor je eigen situatie uitrekenen, gebruik dan de rekentool voor verzuimkosten.

Komt er een loonsanctie, dan komt daar maximaal 52 weken loondoorbetaling bovenop. In dit voorbeeld bij 70% ongeveer een jaar extra loon, dus ruim € 29.000 bruto, zonder dat de werknemer extra werk verricht. Een goed dossier is dus ook financieel verstandig. Veel mkb-werkgevers kiezen daarom voor een verzuimverzekering met ondersteuning, zie ons artikel Meer mkb-werkgevers kiezen verzuimverzekering met ondersteuning.

WIA-aanvraag en toets van UWV

Uiterlijk in week 93 dient de werknemer een WIA-aanvraag in. Daarbij hoort een re-integratieverslag, dat jij als werkgever samen met de werknemer opstelt. Daarin staat wat er in de twee jaar is gebeurd: probleemanalyse, plan van aanpak, evaluaties, aangeboden werk, ingezette trajecten en de reden van eventuele wijzigingen.

UWV beoordeelt vervolgens twee dingen: de mate van arbeidsongeschiktheid van de werknemer en of werkgever en werknemer voldoende re-integratie-inspanningen hebben verricht. Zijn die inspanningen onvoldoende, dan kan UWV:

• de werkgever een loonsanctie opleggen (maximaal 52 weken extra loondoorbetaling);
• de werknemer een maatregel opleggen, bijvoorbeeld als die onvoldoende heeft meegewerkt.

Bij een loonsanctie wordt de WIA-beoordeling uitgesteld tot de extra periode is verstreken. Tegen een besluit kun je bezwaar maken, maar een goed dossier is de beste verdediging.