Handboek Loonheffingen oktober 2026: wat verandert er voor werkgevers?

De Belastingdienst heeft de oktoberversie van het Handboek Loonheffingen 2026 gepubliceerd. Daarin is de verhoogde kilometervergoeding van € 0,25 per kilometer overal verwerkt en zijn de uitleg over de lage AWf-premie, arbeidsrelaties en de werkkostenregeling aangescherpt, melden SalarisNet en Taxence. Voor werkgevers en salarisadministraties zijn vooral de punten rond reiskosten, premieherziening en kantinebetalingen praktisch relevant.

Kilometervergoeding: € 0,25 staat overal in het handboek

De gerichte vrijstelling voor zakelijke kilometers is met terugwerkende kracht verhoogd van € 0,23 naar € 0,25 per kilometer, schrijft Taxence. In de oktoberversie is dat bedrag nu in het hele handboek doorgevoerd, zodat de tekst op alle plekken dezelfde uitleg geeft. Heb je het afgelopen periode nog met € 0,23 gerekend, dan is het verstandig na te gaan hoe je het verschil verwerkt. De exacte voorwaarden vind je in het handboek zelf.

Lage AWf-premie: wanneer moet je herzien?

De Belastingdienst heeft verduidelijkt wanneer de lage AWf-premie opnieuw beoordeeld moet worden als je meer uren verloont dan in de arbeidsovereenkomst staan. Bij een arbeidsomvang van gemiddeld maximaal 30 uur per week moet je herzien als in een kalenderjaar meer dan 30% extra uren is verloond. Ook is benadrukt dat je al tijdens het kalenderjaar daadwerkelijk kunt herzien, en dus niet hoeft te wachten tot het einde van het jaar.

Het verschil kan flink uitpakken. Volgens de feitenlijst van HRM365 is het lage WW-percentage in 2026 2,74%, tegenover 7,74% voor het hoge percentage. Wie structureel veel meer uren uitbetaalt dan contractueel is vastgelegd, loopt dus risico op een navordering. Houd daarom de verloonde uren per werknemer bij, bijvoorbeeld bij oproepkrachten en medewerkers met veel overwerk.

Arbeidsrelaties: papier versus praktijk

Ook het onderdeel over de beoordeling van arbeidsrelaties is bijgewerkt. Goedgekeurde modelovereenkomsten die op 6 september 2024 geldig waren, mogen volgens Taxence tot en met 2029 worden gebruikt. Tegelijk wijst de Belastingdienst erop dat alle feiten en omstandigheden bepalend zijn en dat de feitelijke uitvoering zwaarder weegt dan wat op papier is afgesproken. Daarnaast is het in april 2026 geactualiseerde beslis- en afwegingskader verwerkt.

Pgb-zorgverleners en Personeel aan huis

Door een wetswijziging vallen bepaalde zorgverleners die uit een persoonsgebonden budget (pgb) worden betaald en doorgaans minder dan vier dagen per week op basis van een arbeidsovereenkomst werken, met terugwerkende kracht tot 1 januari 2026 niet meer onder de Regeling dienstverlening aan huis. Voor hen geldt de regeling Personeel aan huis. Voor bepaalde Zvw-budgethouders geldt deze wijziging nog niet.

Dga's, werkkostenregeling en heffingskortingen

Voor directeur-grootaandeelhouders is het onderdeel over de gebruikelijkloonregeling uitgebreid met kennisgroepstandpunten. De regeling geldt niet tijdens de voorperiode van een bv, maar pas vanaf de daadwerkelijke notariële oprichting. Voor de grens van € 5.000 moeten werkzaamheden voor verbonden lichamen gezamenlijk worden beoordeeld.

Bij de werkkostenregeling is een praktisch punt toegevoegd: een betaalkaart waarmee een werknemer in de bedrijfskantine een maaltijd koopt, kan onder omstandigheden loon in geld zijn. Het normbedrag voor kantinemaaltijden is dan niet van toepassing. Verder zijn er aanpassingen in de uitleg over Zvw-berekeningen, thuislaadpalen en loonkostenvoordelen, aldus SalarisNet. Ook waarschuwt het handboek uitgebreider dat werknemers kunnen bijbetalen in de inkomstenbelasting als de loonheffing geen rekening hield met de afbouw van heffingskortingen.

Wat betekent dit voor werkgevers?

Je hoeft niet het hele handboek door te nemen, maar een korte controle op de volgende punten is zinvol:

• Reiskosten: controleer of je salarissoftware en reiskostenregeling uitgaan van € 0,25 per kilometer en bepaal hoe je eventuele eerdere uitbetalingen tegen € 0,23 corrigeert.
• AWf-premie: laat je payrollpartij of administratie per kwartaal of per periode signaleren welke werknemers met een arbeidsomvang tot gemiddeld 30 uur per week boven de grens van 30% extra uren uitkomen.
• Contracten en inhuur: toets niet alleen de overeenkomst, maar ook hoe het werk feitelijk verloopt. Een goedgekeurde modelovereenkomst biedt geen garantie als de praktijk afwijkt.
• Kantine: kijk hoe maaltijden worden afgerekend. Werk je met een betaalkaart, laat dan beoordelen of het normbedrag voor kantinemaaltijden nog van toepassing is. Je vrije ruimte kun je doorrekenen met de rekentool voor de werkkostenregeling.
• Zorg en huishoudelijke hulp: heb je pgb-zorgverleners in dienst, ga dan na onder welke regeling zij sinds 1 januari 2026 vallen.
• Dga's: controleer bij een nieuwe bv wanneer de gebruikelijkloonregeling ingaat en of werkzaamheden voor verbonden lichamen goed zijn meegenomen.

Wil je weten wat extra uren of een andere vergoeding betekenen voor je totale kosten per medewerker, gebruik dan de loonkostenrekentool. De volledige wijzigingen en de exacte voorwaarden vind je in het Handboek Loonheffingen op de website van de Belastingdienst.