Werkkostenregeling vrije ruimte 2026: berekenen en benutten

De vrije ruimte in de werkkostenregeling (WKR) is het bedrag dat je als werkgever belastingvrij aan vergoedingen en verstrekkingen aan je personeel mag besteden. In 2026 is dat 2,00% van de fiscale loonsom tot €400.000 plus 1,18% over het deel van de loonsom daarboven. Gebruik je meer dan de vrije ruimte, dan betaal je 80% eindheffing over het meerdere. Hieronder lees je hoe de berekening werkt, wat erin past en hoe je voorkomt dat je aan het einde van het jaar voor verrassingen komt te staan.

Wat is de vrije ruimte in de werkkostenregeling?

Onder de werkkostenregeling reken je vergoedingen en verstrekkingen aan werknemers, zoals een kerstpakket, een personeelsfeest of een cadeau, in principe tot het loon. De vrije ruimte is een percentage van de totale loonsom dat je hiervoor mag gebruiken zonder dat je loonheffing hoeft in te houden of eindheffing hoeft te betalen. Je hoeft die kosten dus niet per werknemer bij te houden en niet per persoon te verloonbelasten, zolang je binnen het totaalbedrag blijft.

De vrije ruimte is een gezamenlijke pot voor de hele organisatie. Het maakt voor de regeling niet uit of je het bedrag gelijk over werknemers verdeelt. Je moet wel zorgen voor redelijkheid en gelijke behandeling, maar dat is een arbeidsrechtelijke en organisatorische kwestie, geen fiscale.

Hoe bereken je de vrije ruimte in 2026?

De berekening bestaat uit twee stappen. Eerst bepaal je de fiscale loonsom, daarna pas je de percentages toe.

1. Bepaal de fiscale loonsom. Dat is de som van de fiscale lonen van al je werknemers over het kalenderjaar, zoals die in de loonaangifte staan. Je vindt dit bedrag in je salarisadministratie. Het definitieve bedrag is pas na afloop van het jaar bekend. Tijdens het jaar werk je dus met een prognose.
2. Pas de percentages toe. Over de eerste €400.000 van de loonsom bedraagt de vrije ruimte 2,00%. Over het deel daarboven is dat 1,18%.

De verdeling in twee schijven zorgt ervoor dat kleinere werkgevers verhoudingsgewijs meer ruimte hebben dan grote. De ruimte geldt per inhoudingsplichtige. Heb je meerdere entiteiten of een concernstructuur, controleer dan op belastingdienst.nl hoe de loonsom bij jullie wordt toegerekend.

Voorbeeldberekening

Stel, je organisatie heeft een fiscale loonsom van €1.000.000.

• Eerste €400.000 × 2,00% = €8.000
• Resterende €600.000 × 1,18% = €7.080
• Vrije ruimte in totaal: €15.080

Voor een kleinere werkgever is de berekening eenvoudiger. Heb je een loonsom van €250.000, dan is de vrije ruimte 2,00% × €250.000 = €5.000. Bij een loonsom van precies €400.000 is dat €8.000.

Wil je dit snel voor je eigen situatie doorrekenen, gebruik dan de rekentool voor de WKR vrije ruimte.

Wat valt onder de vrije ruimte en wat niet?

Niet elke vergoeding of verstrekking drukt op de vrije ruimte. De werkkostenregeling kent vier mogelijkheden, en alleen de laatste gebruikt de vrije ruimte. Er is een vaste volgorde waarin je een vergoeding beoordeelt.

1. Gerichte vrijstellingen. Voor bepaalde vergoedingen en verstrekkingen geldt een specifieke vrijstelling, mits je aan de voorwaarden voldoet. Denk aan zakelijke reiskosten, bepaalde studiekosten en zakelijke verhuiskosten. Deze tellen niet mee voor de vrije ruimte.
2. Nihilwaardering. Sommige verstrekkingen worden voor de werkkostenregeling op nul gewaardeerd, bijvoorbeeld voorzieningen die vooral op de werkplek en voor het werk bedoeld zijn. Ook deze tellen niet mee.
3. Vrije ruimte. Vergoedingen en verstrekkingen die onder geen van beide categorieën vallen, reken je tot de vrije ruimte. Voorbeelden zijn een kerstpakket, een personeelsfeest, een teamuitje of een cadeau.
4. Belast loon. Wil je een vergoeding niet via de vrije ruimte laten lopen, of is de ruimte op, dan kun je de vergoeding als regulier loon behandelen. De werknemer betaalt dan loonheffing.

Voor veel voorzieningen gelden daarnaast twee criteria: de vergoeding moet gebruikelijk zijn (in verhouding tot het loon) en je moet de vergoeding aanwijzen als eindheffingsloon of als vrije ruimte. Dat aanwijzen gebeurt in je loonadministratie. Het is verstandig om per type vergoeding vast te leggen in welke categorie je die rekent, zodat je dit bij een controle kunt onderbouwen.

Wat kost een overschrijding van de vrije ruimte?

Als de totale vergoedingen en verstrekkingen die je aan de vrije ruimte toerekent hoger zijn dan de vrije ruimte, betaal je over het meerdere 80% eindheffing. Die belasting is voor rekening van de werkgever. De werknemer merkt er op zijn loonstrook niets van, maar voor jou wordt de vergoeding aanzienlijk duurder.

Voorbeeld van een overschrijding

Je organisatie heeft een loonsom van €1.000.000 en dus €15.080 aan vrije ruimte. In dat jaar geef je uit aan:

• kerstpakketten: €6.000
• personeelsfeest: €7.500
• teamuitjes: €3.500

Het totaal is €17.000. Dat is €1.920 meer dan de vrije ruimte. Over dat bedrag betaal je 80% eindheffing: €1.920 × 80% = €1.536. Je totale kosten voor deze voorzieningen komen daarmee op €18.536.

Bedenk dat de eindheffing alleen geldt over het deel dat boven de vrije ruimte uitkomt. Over de eerste €15.080 betaal je niets extra. Een kleine overschrijding is dus relatief goedkoop, maar het bedrag loopt snel op als je veel meer uitgeeft.

Wanneer weet je of je binnen de vrije ruimte blijft?

De definitieve vrije ruimte kun je pas vaststellen als de loonsom van het hele jaar bekend is. De werkelijke uitgaven kunnen echter al eerder oplopen, bijvoorbeeld door de kerstperiode. Het is daarom praktisch om niet te wachten tot het jaar voorbij is. Nu, eind oktober, is een goed moment voor een tussenstand.

De eindheffing over de overschrijding geef je aan via de loonaangifte. Welke aangifte en welke termijn daarvoor gelden, controleer je bij de Belastingdienst, zodat je het in de juiste periode afrekent.

Stappenplan: zo houd je de vrije ruimte onder controle

1. Maak aan het begin van het jaar een prognose van de loonsom. Reken daarmee de verwachte vrije ruimte uit. Gebruik hiervoor de percentages van 2,00% en 1,18%.
2. Maak een overzicht van alle vergoedingen en verstrekkingen. Zet erbij of ze onder een gerichte vrijstelling, nihilwaardering, de vrije ruimte of belast loon vallen.
3. Boek vergoedingen die op de vrije ruimte drukken apart. Zo zie je op elk moment hoeveel ruimte er is verbruikt. Laat ook inkoop en facilitair meekijken, want veel kosten ontstaan buiten HR.
4. Controleer de tussenstand elk kwartaal. Vergelijk de uitgaven met de actuele prognose van de vrije ruimte. Pas de prognose aan bij een veranderde bezetting.
5. Doe in het najaar een eindcontrole. Bereken de verwachte overschrijding en bepaal of je nog wilt bijsturen, bijvoorbeeld door een geplande uitgave anders te organiseren of een deel als belast loon te behandelen.
6. Geef een eventuele eindheffing aan. Neem het bedrag op in de loonaangifte en bewaar de onderbouwing in je administratie.

Wil je weten hoe dit alles doorwerkt in je totale personeelskosten, bekijk dan ook de rekentool voor loonkosten van de werkgever.

Veelgemaakte fouten bij de vrije ruimte

• Alles aan de vrije ruimte toerekenen. Vergoedingen die onder een gerichte vrijstelling of nihilwaardering vallen, hoeven niet mee te tellen. Wie dat niet beoordeelt, verbruikt de vrije ruimte onnodig snel.
• Vergeten dat de ruimte per jaar geldt. Ongebruikte vrije ruimte vervalt en kun je niet meenemen naar volgend jaar. Je hoeft dus niet krampachtig uit te geven om de ruimte te benutten, maar je kunt haar ook niet sparen.
• De loonsom te hoog inschatten. Een lagere loonsom dan verwacht, bijvoorbeeld door vertrek of minder uren, betekent minder vrije ruimte. Werk je prognose dus bij.
• Uitgaven van verschillende afdelingen niet bij elkaar optellen. Een teamuitje bij de ene afdeling en een cadeau bij de andere vallen samen onder dezelfde pot.
• Geen onderbouwing bewaren. Leg vast waarom je een vergoeding onder een bepaalde categorie hebt gebracht. Bij een controle wil de Belastingdienst die keuze kunnen volgen.

Wat kun je het beste uit de vrije ruimte betalen?

De vrije ruimte is bedoeld voor voorzieningen die je als werkgever wilt bieden zonder ze individueel te verloonbelasten. Dat kunnen collectieve zaken zijn, zoals een personeelsfeest of een teamuitje, maar ook cadeaus en kerstpakketten. Een praktische aanpak is om eerst de gerichte vrijstellingen en de nihilwaardering te benutten voor zover daarvoor de voorwaarden gelden, en de vrije ruimte te reserveren voor wat daarbuiten valt.

Zorg dat de keuzes passen bij je personeelsbeleid. Een regeling die alleen voor een deel van het personeel geldt, kan vragen oproepen over gelijke behandeling. Leg afspraken daarom vast in een personeelsreglement of in het arbeidsvoorwaardenbeleid.

In het kort

• In 2026 is de werkkostenregeling vrije ruimte 2,00% van de fiscale loonsom tot €400.000 en 1,18% over het meerdere.
• Bij een loonsom van €1.000.000 is de vrije ruimte €15.080.
• Gerichte vrijstellingen en nihilwaardering tellen niet mee. Alleen wat daarbuiten valt, gaat ten laste van de vrije ruimte.
• Overschrijding kost 80% eindheffing over het meerdere. Bij €1.920 boven de vrije ruimte is dat €1.536.
• Ongebruikte vrije ruimte vervalt aan het einde van het jaar.
• Houd de stand het hele jaar bij, doe een controle in het najaar en bewaar de onderbouwing van je keuzes.