Medewerker vast in buitenland door geannuleerde vlucht: dit kun je doen
Zit een medewerker vast door een geannuleerde vlucht, dan hangt alles af van de vraag of het om een zakelijke of privéreis gaat. Deze gids legt uit wie loon en kosten draagt en welke stappen je als werkgever zet.
Zit een medewerker vast in het buitenland door een geannuleerde vlucht, dan bepaalt de aard van de reis wie de gevolgen draagt. Bij een zakenreis blijft het loon doorlopen en komen redelijke extra kosten voor rekening van de werkgever. Bij een privéreis is het niet kunnen werken in de regel een risico van de werknemer: je hoeft dan geen loon door te betalen, maar je kunt wel afspreken dat de werknemer vakantiedagen opneemt, onbetaald verlof krijgt of vanuit het buitenland werkt.
Wat de beste oplossing is, hangt af van de situatie, de arbeidsovereenkomst en eventuele cao-afspraken. Hieronder lees je wat de regels zijn, hoe je het in de praktijk aanpakt en hoe je een volgende keer discussie voorkomt.
Medewerker vast in het buitenland door een geannuleerde vlucht: wie draagt het risico?
De hoofdregel in het Nederlandse arbeidsrecht is dat je loon betaalt voor gewerkte tijd (artikel 7:627 BW). Daarop bestaat een uitzondering: blijft werk achterwege door een oorzaak die in redelijkheid voor rekening van de werkgever hoort te komen, dan behoudt de werknemer zijn loonaanspraak (artikel 7:628 BW). Of dat hier speelt, hangt vooral af van de reden van de reis.
- Zakelijke reis: de werknemer is in jouw opdracht op pad. Een uitgevallen vlucht valt dan binnen jouw risicosfeer. Het loon loopt door en je zorgt als goed werkgever (artikel 7:611 BW) dat de werknemer redelijkerwijs geholpen wordt.
- Privéreis of vakantie: de werknemer reist op eigen initiatief. Een vertraagde of geannuleerde vlucht is dan in de regel een omstandigheid die bij de werknemer ligt. Je bent niet verplicht het loon door te betalen voor de dagen dat hij niet kan werken.
- Gemengde reis: bijvoorbeeld een congres met extra vakantiedagen eraan vast. Kijk dan naar het moment van de annulering en de reden van de reis. Valt de uitgevallen vlucht binnen het zakelijke deel, dan ligt het risico bij jou. Gaat het om de privévlucht erna, dan bij de werknemer.
Let op: de arbeidsovereenkomst, een personeelsreglement of de cao kan gunstiger zijn voor de werknemer dan de wettelijke hoofdregel. Controleer dat eerst. Geef je in eerdere gevallen standaard loon door, dan kan een vaste gewoonte ontstaan waar je later moeilijk onderuit komt.
Moet je loon doorbetalen en wie betaalt de extra kosten?
Dit overzicht helpt bij de eerste inschatting. Het gaat om de hoofdregel; afwijkende afspraken kunnen anders uitpakken.
| Situatie | Loon over gemiste werkdagen | Extra kosten (hotel, maaltijden, omboeking) |
|---|---|---|
| Zakenreis | Doorbetalen | Redelijke kosten voor de werkgever, voor zover de luchtvaartmaatschappij of verzekeraar ze niet dekt |
| Privéreis | In de regel niet verplicht | Voor de werknemer, eventueel te verhalen op de maatschappij of reisverzekering |
| Gemengde reis | Afhankelijk van het deel van de reis waarop de annulering speelt | Idem: zakelijk deel voor de werkgever, privédeel voor de werknemer |
Neem je kosten van de werknemer over bij een privéreis, bijvoorbeeld uit coulance, dan is dat fiscaal in beginsel een vergoeding of verstrekking die onder de werkkostenregeling valt. Zakelijke kosten bij een zakenreis kun je meestal als zakelijke vergoeding behandelen. Stem de uitwerking af met je loonadministrateur of fiscalist.
Voorbeeld: twee situaties, twee uitkomsten
Zakenreis. Jan is voor een klantbezoek naar Singapore gevlogen. De terugvlucht wordt geannuleerd en de maatschappij kan hem pas na twee dagen omboeken. De luchtvaartmaatschappij moet hem in de tussentijd verzorging bieden. Betaalt Jan zelf een hotel omdat de maatschappij dat niet regelt, dan vergoed je de redelijke kosten tegen declaratie. Neem aan dat het hotel €140 per nacht kost: twee nachten komen dan neer op €280. Zijn loon loopt door en hij werkt zo mogelijk op afstand mee.
Privéreis. Maria werkt 32 uur per week, verdeeld over vier dagen van acht uur, en verdient €22 bruto per uur. Haar vakantievlucht naar huis valt uit en ze kan pas woensdag terug. Ze mist maandag, dinsdag en woensdag: 3 × 8 = 24 uur.
- Loon dat je niet hoeft te betalen als ze onbetaald verlof neemt: 24 × €22 = €528 bruto.
- Alternatief: ze neemt 24 vakantie-uren op. Haar wettelijke vakantie-opbouw is vier keer de wekelijkse arbeidsduur, dus 4 × 32 = 128 uur per jaar. Na opname resteert daarvan 104 uur, als ze nog niets had opgenomen.
Welke variant past, bespreek je met Maria. Voor de saldo-berekening gebruik je de rekentool voor vakantiedagen.
Welke rechten heeft de werknemer tegenover de luchtvaartmaatschappij?
Los van de arbeidsrelatie is de werknemer ook passagier. Vliegt hij van of naar een luchthaven in de EU, of met een Europese maatschappij naar de EU, dan geldt de Europese vliegreizigersverordening. Bij een geannuleerde vlucht heeft de passagier in de regel recht op:
- keuze tussen terugbetaling of omboeking naar de bestemming, zo snel mogelijk of op een later moment;
- verzorging tijdens het wachten, zoals eten, drinken, communicatiemiddelen en zo nodig een hotel met vervoer;
- mogelijk een vaste schadevergoeding in euro's, afhankelijk van afstand en tijdig informeren. Bij buitengewone omstandigheden, zoals extreem weer of een luchtruimsluiting, is die compensatie er niet, maar de verzorging blijft.
Dit zijn rechten van de passagier, niet van de werkgever. Bij een zakenreis die jij hebt geboekt, kan de claim wel via jouw organisatie lopen. Spreek dan af wie de claim indient en wat er met de uitkering gebeurt. Actuele voorwaarden en bedragen vind je bij de Rijksoverheid en ConsuWijzer.
Wat zijn de opties voor de gemiste werkdagen?
Zeker bij privéreizen zijn er meerdere werkbare oplossingen. Kies in overleg, want niets daarvan leg je eenzijdig op.
Vakantiedagen opnemen
Dit is voor veel werknemers de prettigste oplossing, omdat het inkomen gelijk blijft. Bespreek het en leg vast dat de werknemer hiermee instemt. Zijn er geen dagen meer, dan kan de werknemer ook bovenwettelijke dagen of compensatieverlof inzetten, als daarover afspraken bestaan.
Onbetaald verlof
Als de werknemer geen vakantiedagen wil of kan inzetten, is onbetaald verlof een nette uitweg. Het loon vervalt dan voor die dagen. Let op de gevolgen voor pensioenopbouw en eventuele andere regelingen en bespreek die vooraf.
Werken op afstand
Kan de werknemer zijn werk vanaf het hotel of een luchthaven doen en wil hij dat ook, dan blijft het loon doorlopen over de gewerkte uren. Wees voorzichtig bij een langer verblijf in het buitenland: dan kunnen belasting, sociale zekerheid en verzekeringen een rol spelen. Controleer dat voordat je structureel thuiswerken vanuit het buitenland toestaat. Zorg ook voor veilige toegang tot bedrijfsgegevens en normale arbeidstijden.
Loon doorbetalen uit coulance
Je mag natuurlijk besluiten het loon toch door te betalen. Doe dat bewust en leg vast dat het een eenmalige beslissing is, zodat er geen verwachting van een vaste regel ontstaat.
Stappenplan voor werkgevers
- Zorg dat de werknemer veilig is. Vraag naar zijn situatie, verblijfplaats en of hij onderdak en eten heeft. Bij onrust in het land of een ramp helpt het 24/7 contactcentrum van Buitenlandse Zaken (gegevens op nederlandwereldwijd.nl).
- Stel vast om wat voor reis het gaat. Zakelijk, privé of gemengd? Dat bepaalt de risicoverdeling.
- Controleer contract, cao en reisbeleid. Staat er iets over loon, verlof of reiskosten?
- Laat de werknemer de maatschappij aanspreken. Vraag naar omboeking, verzorging en de bevestiging van de annulering. Bewaar bonnetjes.
- Controleer verzekeringen. Bij zakenreizen: de collectieve of zakenreisverzekering. Bij privéreizen: de eigen reis- of annuleringsverzekering van de werknemer.
- Bespreek de gemiste werkdagen. Kies samen: vakantiedagen, onbetaald verlof, werken op afstand of coulance.
- Leg de afspraak vast. Een korte e-mail met datum, aantal uren en gekozen oplossing is voldoende.
- Verwerk loon en kosten. Geef wijzigingen door aan de salarisadministratie, zodat uren en eventuele vergoedingen kloppen.
Wat mag je van de werknemer verwachten?
Ook de werknemer moet zich als goed werknemer gedragen. Dat betekent in de praktijk:
- direct melden dat de vlucht is geannuleerd en wat de verwachte terugkeerdatum is;
- zich inspannen om zo snel mogelijk terug te keren, bijvoorbeeld door omboeking of een alternatieve route te accepteren als dat redelijk is;
- bereikbaar blijven voor afspraken over werk en vervanging;
- aantonen wat er is gebeurd, bijvoorbeeld met de annuleringsmelding.
Is de werknemer aantoonbaar vastgezet door overmacht en houdt hij zich aan deze verwachtingen, dan is een sanctie zoals een waarschuwing of ontslag niet redelijk. Komt hij ongemeld niet opdagen of blijft hij langer weg dan nodig, dan kun je daar wel gericht op ingaan. Begin altijd met een gesprek en leg vast wat er is besproken.
Voorkom discussie met een vast beleid
Annuleringen komen regelmatig voor. Met een korte regeling in het personeelshandboek of reisbeleid weten beide partijen waar ze aan toe zijn. Neem in elk geval op:
- wie de reis boekt en wie bij zakenreizen de eerste aanspreekpunt is bij problemen;
- hoe het loon werkt bij vertraging of annulering, onderscheiden naar zakelijke en privéreizen;
- welke kosten je vergoedt, tot welk bedrag en wat voorgeschoten mag worden;
- welke opties de werknemer heeft voor gemiste dagen (vakantie, onbetaald verlof, werken op afstand);
- wie claims bij de luchtvaartmaatschappij indient en hoe je omgaat met uitkeringen;
- wie de wer
Veelgestelde vragen
Moet ik loon doorbetalen als mijn werknemer door een geannuleerde vlucht niet kan werken? +
Bij een zakenreis wel, want het risico ligt bij de werkgever. Bij een privéreis is de afwezigheid in de regel voor rekening van de werknemer en hoef je geen loon door te betalen, tenzij de arbeidsovereenkomst, cao of je eigen beleid anders bepaalt.
Mag ik vakantiedagen afschrijven als een werknemer vastzit in het buitenland? +
Alleen in overleg en met instemming van de werknemer. Het is een gangbare oplossing om de gemiste werkdagen als vakantie- of verlofuren op te nemen, maar leg dit schriftelijk vast.
Wie betaalt het hotel als een vlucht wordt geannuleerd? +
De luchtvaartmaatschappij moet passagiers bij een geannuleerde vlucht verzorging bieden, zoals maaltijden en zo nodig hotelovernachting. Bij een zakenreis vergoed je als werkgever redelijke kosten die de maatschappij niet dekt.
Kan ik een werknemer ontslaan die te laat terugkomt door een geannuleerde vlucht? +
Niet als de werknemer aantoonbaar vastzat door overmacht en zich direct heeft gemeld. Ontslag of disciplinaire maatregelen zijn dan niet redelijk. Meldt de werknemer zich niet of doet hij niets om terug te komen, dan ligt dat anders.
