AI-geletterdheid: wat werkgevers volgens de AI Act moeten regelen

Werkgevers van wie medewerkers met AI-tools werken, vallen onder de Europese regel voor AI-geletterdheid. Die regel vraagt geen diploma of certificaat, maar wel een aanpak die je kunt laten zien. Dat schrijft Personeelsnet op 26 oktober 2026 in een expertbijdrage van Dennis van de Velde, oprichter van LearnLLM.

Wat vraagt artikel 4 van de AI Act?

De AI Act verplicht werkgevers te werken aan de AI-geletterdheid van hun medewerkers: de kennis en vaardigheden om verantwoord met AI-systemen om te gaan. Die verplichting staat in artikel 4 en geldt al sinds 2 februari 2025.

Op 27 juli 2026 is de tekst van het artikel aangepast. Een werkgever hoeft sindsdien geen bepaald kennisniveau per medewerker te garanderen. Wel moet hij maatregelen nemen die passen bij de kennis en ervaring van de mensen en bij het werk waarvoor ze AI gebruiken. Juristen noemen dit een inspanningsverplichting: je laat zien dat je er serieus werk van hebt gemaakt, niet dat iedereen alles weet.

De Nederlandse wet die het toezicht regelt, is nog niet in werking. Volgens Personeelsnet is paniek over boetes dus niet nodig. Uitstel is evenmin verstandig, want de regel zelf geldt al.

Voor wie geldt de plicht?

De plicht geldt voor iedere medewerker die in het werk AI gebruikt, ook als dat gewoon ChatGPT is. De Europese Commissie noemt als voorbeeld medewerkers die met ChatGPT advertentieteksten of vertalingen maken. Zij moeten bijvoorbeeld weten dat zo'n tool soms feiten verzint.

De Autoriteit Persoonsgegevens (AP) trekt de kring breder. Volgens de AP vallen ook ingehuurde zzp'ers en medewerkers van een dienstverlener eronder, als zij namens jouw organisatie met AI werken.

Wat moet een medewerker minimaal weten?

Volgens de Europese Commissie besteedt een organisatie minimaal aandacht aan drie punten, steeds afgestemd op de kennis van de medewerker en het werk waarvoor die AI gebruikt:

• wat AI is, hoe de tools werken die de organisatie gebruikt en waar kansen en gevaren zitten;
• welke rol de organisatie heeft: alleen gebruiker van AI, zoals vrijwel elk mkb-bedrijf, of ook ontwikkelaar;
• welke risico's bij het gebruik horen en welke afspraken die risico's beperken.

Voor een kantoormedewerker met ChatGPT komt dat neer op drie inzichten. AI-antwoorden klinken overtuigend maar zijn niet altijd juist. Wat je invoert, verlaat mogelijk de organisatie. En de eindverantwoordelijkheid voor een tekst blijft bij de mens die hem verstuurt.

Vijf stappen voor een mkb-werkgever

Personeelsnet beschrijft een redelijke aanpak in vijf stappen:

1. Breng het gebruik in kaart. Kijk naar alle AI-tools, ook gratis versies en privéaccounts. Een korte vraag per team geeft meestal een vollediger beeld dan een lijst van IT.
2. Maak afspraken. Een A4'tje volstaat als start, bijvoorbeeld: geen namen, BSN's of andere persoonsgegevens van klanten of collega's in een AI-tool; voor werk alleen goedgekeurde tools met een zakelijk account; elke AI-tekst op feiten en cijfers controleren voordat die naar een klant gaat.
3. Geef uitleg die bij de rol past. Een HR-medewerker die vacatureteksten laat schrijven, heeft andere kennis nodig dan een collega die offertes laat samenvatten. Alleen vertrouwen op de gebruiksinstructies is volgens de Europese Commissie niet genoeg.
4. Leg vast wat je doet. Noteer wie welke uitleg kreeg, wanneer, en welke afspraken gelden.
5. Herhaal de ronde. Tools veranderen snel, en een nieuwe medewerker of tool vraagt om nieuwe uitleg.

De AP adviseert in dezelfde lijn om AI-geletterdheid te zien als een plan voor meerdere jaren, niet als een eenmalige training.

Hoe toon je het aan?

Een certificaat is volgens de Europese Commissie niet nodig. Zij noemt een interne registratie van trainingen en andere initiatieven als passende vorm. Ook de AP noemt het bijhouden van aanpak en voortgang als manier om je inspanning te laten zien.

Een apart systeem is daarvoor niet nodig. Een gedeeld document met per medewerker de datum, de gevolgde uitleg en de gebruikte tools is genoeg. Noteer ook wanneer de afspraken zijn gedeeld en voor het laatst zijn bijgewerkt.

Wat betekent dit voor werkgevers?

Voor werkgevers en HR komt het neer op een beperkt aantal concrete acties:

• Start met een inventarisatie. Vraag per team welke AI-tools in gebruik zijn, ook de gratis en privéversies.
• Zet de kernafspraken op één A4 en deel die met medewerkers en met externen die namens jou met AI werken.
• Begin een overzicht met wie welke uitleg kreeg en wanneer.
• Koppel het aan vaste HR-momenten: neem de AI-afspraken op in de onboarding, maak AI-gebruik en opleidingsbehoefte een vast punt in het functiegesprek, geef AI-geletterdheid een eigen regel met budget in het opleidingsplan en laat uitleg voorafgaan aan de introductie van een nieuwe tool.
• Let op werving en selectie. Gebruik je AI om sollicitaties te filteren of kandidaten te beoordelen, dan gaat het om meer dan geletterdheid. Zulke systemen vallen onder de hoog-risicoregels van de AI Act, die vanaf 2 december 2027 gelden en onder meer menselijk toezicht door opgeleide medewerkers eisen.

HR-adviseurs met mkb-klanten kunnen de inventarisatie gebruiken als opening van het gesprek. Wie weet welke tools er in gebruik zijn, ziet direct waar afspraken en uitleg ontbreken.

Met deze stappen garandeer je geen kennisniveau, maar dat vraagt de AI Act sinds de aanpassing van juli 2026 ook niet. Wat telt, is dat je aanpak zichtbaar en aantoonbaar is. Voor de precieze juridische tekst en de stand van het Nederlandse toezicht verwijs je naar de officiële publicaties van de Europese Commissie en de Autoriteit Persoonsgegevens.