Vacaturetekst schrijven: stappenplan, opbouw en voorbeeld

Een goede vacaturetekst beantwoordt drie vragen van de kandidaat: wat ga ik doen, wat krijg ik ervoor terug en wat wordt er van mij gevraagd? Bij vacaturetekst schrijven werkt een vaste volgorde het best: eerst functietitel en kerngegevens, dan het werk, dan de eisen, dan jouw aanbod inclusief salaris en als laatste de sollicitatieprocedure. Houd het concreet, schrijf in gewoon Nederlands en laat alles weg waarmee je kandidaten ongewild uitsluit.

In deze gids lees je hoe je dat stap voor stap aanpakt, welke onderdelen erin horen, wat wettelijk niet mag en hoe een vacaturetekst er voor en na verbetering uitziet. Onderaan staat een checklist die je voor publicatie kunt doorlopen.

Vacaturetekst schrijven in zeven stappen

1. Bepaal eerst wie je zoekt. Spreek vooraf met de leidinggevende en het team. Wat moet deze persoon na zes maanden hebben bereikt? Welke taken zijn echt nieuw en welke bestaan al? Zonder dit gesprek schrijf je een generieke tekst.
2. Kies een herkenbare functietitel. Gebruik de titel waarop kandidaten zoeken, niet de interne functiebenaming. 'Medewerker salarisadministratie' wordt eerder gevonden dan 'Payroll Experience Partner'.
3. Open met de kern. Noem in de eerste alinea wat de functie inhoudt, waar het werk plaatsvindt, hoeveel uur het is en wat het salaris is. Veel lezers haken na enkele regels af of door.
4. Beschrijf het werk concreet. Noem taken, samenwerkingspartners en de omvang van het verantwoordelijkheidsgebied. Vermijd containerbegrippen als 'diverse werkzaamheden' of 'een uitdagende functie'.
5. Splits de eisen in must-haves en nice-to-haves. Elke extra eis verkleint je kandidatengroep. Vraag alleen wat iemand op dag één nodig heeft en wat je niet kunt bijleren.
6. Vertel wat je biedt. Begin met salaris, contract en uren, daarna pas met secundaire voorwaarden, opleidingsmogelijkheden en werksfeer. Onderbouw sfeer met een feit: 'team van acht collega's, twee dagen per week thuiswerken'.
7. Maak solliciteren makkelijk. Noem een contactpersoon, de stappen in de procedure en de verwachte doorlooptijd. Houd het sollicitatieformulier kort.

Opbouw van een vacaturetekst

De onderstaande opbouw werkt voor de meeste functies. De lengtes zijn richtlijnen, geen regels.

Zet 'Over ons' bewust niet bovenaan. Kandidaten willen eerst weten of de functie bij ze past; daarna pas waarom jouw organisatie leuk is.

Welke informatie moet er minimaal in staan?

Wettelijk is er geen vaste inhoud voor een vacaturetekst voorgeschreven, maar in de praktijk vragen kandidaten altijd om dezelfde gegevens. Ontbreken ze, dan volgen vragen of valt de reactie weg. Neem minimaal op:

• functietitel en afdeling of team;
• standplaats en of thuiswerken mogelijk is;
• aantal uren, het liefst met een bandbreedte (bijvoorbeeld 32-40 uur);
• contractvorm: tijdelijk of vast, en bij tijdelijk de duur;
• salaris of salarisrange;
• opleidings- en ervaringseisen;
• sollicitatieprocedure en contactpersoon.

Noem je een proeftijd, houd je dan aan de wettelijke grenzen. Bij een contract korter dan zes maanden is geen proeftijd toegestaan, bij een contract korter dan twee jaar geldt maximaal één maand en bij een contract van twee jaar of langer of voor onbepaalde tijd maximaal twee maanden. Twijfel je? Gebruik de proeftijd-checker.

Salaris in de vacaturetekst: hoe pak je dat aan?

Steeds meer werkgevers noemen het salaris in de advertentie. Hoe ver dat al gaat, lees je in ons artikel Loontransparantie: helft van de vacatures noemt al een salaris. Voor kandidaten scheelt het een sollicitatiegesprek waarin blijkt dat verwachtingen ver uit elkaar liggen. Voor jou scheelt het reacties van mensen die nooit zouden passen.

Praktische richtlijnen:

• Gebruik een range in plaats van 'marktconform'. 'Marktconform' zegt niets en komt vaak over als ontwijken.
• Vermeld bruto per maand of per uur, en voor hoeveel uur. Een bedrag zonder uren is niet te vergelijken.
• Baseer de range op je eigen salarisstructuur of cao. Zet erin wat je aan een gelijkwaardige collega betaalt; dat voorkomt discussie over gelijke beloning.
• Controleer het minimumloon. Per 1 juli 2026 is het wettelijk minimumuurloon voor werknemers van 21 jaar en ouder € 14,99. Voor jongere werknemers gelden lagere bedragen. Bereken het voor je situatie met de minimumloontool.

Houd ook rekening met wat de functie jou in totaal kost. Het bruto salaris is slechts een deel van de loonkosten; met de loonkostentool krijg je een reëel beeld voordat je een range publiceert.

Wat mag je niet in een vacaturetekst zetten?

Bij werving en selectie is het verboden om onderscheid te maken op grond van onder meer geslacht, leeftijd, godsdienst, herkomst, handicap of chronische ziekte. Dat geldt ook voor de tekst van je vacature. Een eis mag alleen als die aantoonbaar nodig is voor de functie.

Let op deze veelvoorkomende valkuilen:

• Leeftijd: 'jong en dynamisch team', 'maximaal 5 jaar ervaring' voor een senior rol of 'digital native'. Beschrijf liever de vaardigheid die je zoekt.
• Geslacht: 'gezocht: timmerman (m)' of 'secretaresse' als functietitel. Gebruik neutrale titels, zoals 'timmerman' of 'managementassistent' met 'm/v/x' of helemaal zonder aanduiding.
• Taal: 'moedertaal Nederlands' sluit kandidaten uit die het werk prima aankunnen. Noem het gevraagde niveau en waarom de functie dat vraagt.
• Uren: 'alleen fulltime' kan indirect bepaalde groepen uitsluiten. Vraag jezelf af of parttime echt onmogelijk is en zeg dat anders niet.
• Gezondheid: 'fysiek sterk' of 'gezond' zijn alleen toelaatbaar als de functie-eis specifiek en onderbouwd is.

Vraag ook bij elke eis af: zou ik dit accepteren bij iemand die het op een andere manier kan? Zo niet, dan is het een echte functie-eis.

Voorbeeld: een vacaturetekst voor en na herschrijven

Het onderstaande voorbeeld is fictief en bedoeld om het verschil te laten zien.

Voor:

Wegens groei zoeken wij een dynamische, jonge en ambitieuze office manager (m/v) met minimaal 5 jaar ervaring. Je bent een echte teamplayer, proactief en stressbestendig. Wij bieden een marktconform salaris en een informele werksfeer.

Na:

Office manager (32-36 uur) – Utrecht

Je zorgt dat 25 collega's elke dag kunnen werken zonder gedoe. Je beheert de planning van vergaderruimtes, bestelt kantoorartikelen, bent aanspreekpunt voor leveranciers en verhuurder en regelt de ontvangst van bezoekers.

Wat we vragen: mbo-4 of hbo werk- en denkniveau, ervaring met kantoororganisatie, goede beheersing van Nederlands en Engels (schriftelijk en mondeling).

Wat we bieden: € 3.000 tot € 3.800 bruto per maand bij 36 uur, afhankelijk van ervaring. Een contract van één jaar, daarna bespreken we samen hoe we verdergaan. Twee dagen per week thuiswerken is bespreekbaar voor taken die dat toelaten.

Solliciteren: stuur je cv en een korte motivatie naar Sanne de Vries. Je hoort binnen vijf werkdagen van ons.

Wat is er verbeterd?

• De leeftijdsgeladen woorden 'jonge' en 'dynamisch' zijn verdwenen.
• 'Minimaal 5 jaar ervaring' is vervangen door een functionele eis.
• Vage eigenschappen (teamplayer, proactief) zijn omgezet in concrete taken.
• 'Marktconform' is vervangen door een range, inclusief aantal uren.
• De procedure en reactietermijn zijn duidelijk.

Titel en vindbaarheid: zo wordt je vacature gevonden

Kandidaten zoeken op functie en plaats, dus daar moet je tekst op aansluiten. Zet de functietitel en de plaats in de kop en in de eerste zin. Vermijd afkortingen en interne jargon in de titel, en voeg geen extra woorden toe als 'topbaan' of 'droomfunctie'. Die tellen niet mee als zoekterm en maken de titel ongeloofwaardig.

Publiceer je de vacature ook op je eigen website, voeg dan gestructureerde gegevens voor vacatures (JobPosting) toe. Zo kan een zoekmachine de functie, locatie en salarisindicatie beter herkennen. Laat je webbouwer of je recruitmentsysteem dit regelen en controleer dat de gegevens overeenkomen met de zichtbare tekst. Zet bij tijdelijke vacatures een einddatum, zodat vervulde functies niet online blijven staan.

Hoe lang moet een vacaturetekst zijn?

Een vaste lengte is er niet. Als vuistregel past een vacaturetekst voor de meeste functies in 300 tot 500 woorden. Voor hoog gespecialiseerde of leidinggevende functies mag het langer, zolang elke alinea nieuwe informatie geeft. Lees de tekst na en schrap alles wat ook in een andere vacature zou kunnen staan: dat is meestal vulling.

Veelgemaakte fouten bij het schrijven van een vacaturetekst

• De wensenlijst: tien eisen waar niemand aan voldoet. Kies wat echt nodig is.
• Te veel 'wij': een vacature die vooral over de organisatie gaat, in plaats van over de kandidaat.
• Lege superlatieven: 'uitdagend', 'gevarieerd' en 'informele sfeer' zonder voorbeeld.
• Geen salaris en geen uren: kandidaten moeten gokken of het past.
• Kopiëren van oude teksten: taken en eisen kloppen vaak niet meer met de huidige functie.
• Een lange procedure voor een korte reactie: een cv en korte motivatie is voor de meeste functies genoeg voor de eerste selectie.

Checklist voor je de vacature publiceert

• Is de functietitel herkenbaar en vindbaar?
• Staan locatie, uren, contractvorm en salaris in de eerste alinea?
• Is het salaris minimaal het wettelijk minimumloon en passend bij vergelijkbare functies binnen je organisatie?
• Zijn de taken concreet en herkent de huidige functiehouder of het team zich erin?
• Zijn de eisen beperk