Secretaressedag: zo zet je als HR-manager je ondersteuners echt in het zonnetje

Eén keer per jaar staat de secretaresse, managementassistent of office manager officieel in de schijnwerpers: op Secretaressedag. Voor veel organisaties is het een moment voor een bos bloemen en een taart bij de koffie. Maar voor HR is het vooral een kans. Een kans om waardering zichtbaar te maken voor een functie die vaak onzichtbaar blijft zolang alles goed loopt, en om iets te doen aan behoud, betrokkenheid en werkplezier.

In dit artikel lees je waarom Secretaressedag voor HR-managers meer is dan een verplicht nummer, hoe je de dag goed invult en hoe je voorkomt dat de waardering bij één dag per jaar blijft.

Waarom deze dag ertoe doet voor HR

Secretaresses en managementassistenten zijn de spil van veel teams. Ze bewaken agenda's, vangen vragen op, lossen problemen op voordat iemand ze ziet en kennen de organisatie vaak beter dan wie dan ook. Juist omdat hun werk soepel verloopt als het goed gaat, krijgen ze weinig directe feedback. En dat terwijl erkenning een van de sterkste drijfveren is voor betrokkenheid.

Voor HR speelt er nog iets: goede ondersteunende krachten zijn schaars. Wie zich gewaardeerd voelt, blijft langer en haalt minder snel de telefoon op voor een recruiter. Aandacht op Secretaressedag is daarmee geen losse attentie, maar een klein onderdeel van je retentiebeleid.

Zo zet je de dag goed neer

1. Laat het persoonlijk zijn

Een standaardmail van de directie aan “alle secretaresses” doet vaak meer kwaad dan goed. Vraag leidinggevenden om zelf iets te zeggen of te schrijven: wat heeft deze collega het afgelopen jaar concreet voor het team betekend? Een paar oprechte zinnen maken meer indruk dan een algemeen bedankje.

2. Betrek de leidinggevende

HR kan faciliteren, maar de waardering komt het best aan als ze van de direct leidinggevende komt. Stuur managers een week van tevoren een korte reminder met een paar suggesties, zodat de dag niet als verrassing komt. Ook voor hen.

3. Kies een cadeau dat past

Een cadeau hoeft niet groot te zijn, wel doordacht. Denk aan iets wat aansluit bij de persoon: een boek van een favoriete auteur, een workshop, een lunch op een fijne plek of iets voor op de werkplek. Wie inspiratie zoekt voor een passend cadeau per budget en persoon, vindt bij KadoKiezer ideeën voor elke gelegenheid, van kleine attenties tot een uitgebreider bedankje. Zo voorkom je dat het weer de zoveelste bos bloemen wordt.

4. Geef ook tijd en ruimte

Waardering zit niet alleen in spullen. Een middag vrij, een extra opleidingsbudget of de ruimte om aan een eigen project te werken, laat zien dat je iemand serieus neemt als professional. Juist in functies die vaak reactief zijn, is tijd voor ontwikkeling een waardevol signaal.

5. Let op de fiscale kant

Cadeaus aan medewerkers vallen onder de werkkostenregeling. Meestal passen kleine attenties binnen de vrije ruimte, maar stem het bij grotere uitgaven of cadeaubonnen even af met de salarisadministratie, zodat er achteraf geen verrassingen zijn.

Van één dag naar een cultuur van waardering

Secretaressedag werkt het best als het geen uitzondering is, maar een zichtbaar moment in een cultuur waarin waardering normaal is. Een paar manieren om dat structureel te maken:

• Neem erkenning op in gesprekscycli. Vraag in functioneringsgesprekken expliciet naar wat goed ging en benoem dat.
• Maak ondersteunend werk zichtbaar. Noem in teamoverleggen of nieuwsbrieven ook de mensen die een project mogelijk maakten achter de schermen.
• Investeer in ontwikkeling. Veel managementassistenten willen doorgroeien, bijvoorbeeld naar office management of een projectrol. Maak die paden bespreekbaar.
• Vraag feedback. Wie de hele organisatie ziet, weet vaak precies waar processen haperen. Gebruik die kennis.

Checklist voor HR-managers

1. Zet de datum van Secretaressedag ruim van tevoren in de HR-kalender.
2. Stuur leidinggevenden een week vooraf een reminder met tips.
3. Bepaal een budget per medewerker en check de werkkostenregeling.
4. Kies een persoonlijk cadeau of gebaar in plaats van een standaardpakket.
5. Plan een moment om het jaar erna te evalueren: wat werd gewaardeerd?

Tot slot

Secretaressedag is een kleine moeite met een groot effect, mits je het goed aanpakt. Als HR-manager kun je de dag gebruiken om waardering zichtbaar te maken, leidinggevenden te helpen dat persoonlijk te doen en een stap te zetten naar een cultuur waarin ondersteunend werk de erkenning krijgt die het verdient. Niet alleen op die ene dag, maar het hele jaar door.