Appical

Wat is Appical?

Appical is een softwareplatform voor preboarding en onboarding. De kern is een app waarmee nieuwe medewerkers al vóór hun eerste werkdag kennismaken met de organisatie, hun collega's en de cultuur. Het platform vervangt daarmee onder meer het papieren welkomsthandboek door een interactieve digitale ervaring.

Appical is geen volledig HR-systeem en geen salarispakket. Het product vult je bestaande HR-software aan op het moment dat iemand tekent en start.

Voor wie is het geschikt?

Appical past vooral bij werkgevers die regelmatig nieuwe mensen aannemen en de periode tussen contractondertekening en de eerste werkweken beter willen inrichten. Denk aan organisaties met meerdere vestigingen, grote instroom of een krachtig employer brand. HelloFresh wordt op de website van de leverancier als klant genoemd.

• HR-managers die het onboardingproces willen standaardiseren en handmatig werk willen verminderen.
• Werkgevers met een HR-systeem zoals AFAS, Workday of SAP SuccessFactors, omdat hiervoor koppelingen worden genoemd.
• Salarisadministrateurs hebben er indirect baat bij als de onboarding leidt tot minder losse vragen en betere aanlevering van gegevens. Het product zelf voert geen salarisverwerking uit.

Voor kleine organisaties met weinig instroom is een eigen onboardingapp mogelijk meer dan nodig. Een checklist in je bestaande HR-systeem kan dan volstaan.

Belangrijkste functies

• Preboarding: nieuwe medewerkers krijgen vóór hun startdatum toegang tot informatie en content.
• Mobiele onboardingapp: de ervaring is gericht op gebruik op smartphone.
• Video's en quizzen: interactieve onderdelen om de organisatie en werkwijze te introduceren.
• Automatisering: onboardingtaken en tijdlijnen worden deels geautomatiseerd, zodat HR minder handmatig hoeft te doen.
• Blauwdruk: een startopzet op basis van best practices uit jouw sector.
• Integraties: koppelingen met Workday, AFAS, SAP SuccessFactors en andere systemen.
• Besparingscalculator: een online hulpmiddel om de verwachte tijdwinst in te schatten.

Prijs en licenties

Appical maakt geen prijzen openbaar. De prijs is op aanvraag. Over licentiemodellen, minimale looptijd of kosten per medewerker is op de website geen informatie te vinden, dus die kun je hier niet aan ontlenen.

Bij een offerte is het verstandig om het volgende uit te vragen:

• of de prijs afhangt van het aantal nieuwe medewerkers of het aantal gebruikers;
• welke kosten voor implementatie en consultancy gelden;
• wat het verschil in kosten is tussen back-upondersteuning en volledige begeleiding;
• of de koppeling met jouw HR-systeem is inbegrepen.

De leverancier noemt een implementatietijd van 6 tot 8 weken. Houd daar rekening mee als je wilt starten voor een piek in de instroom.

Ons oordeel

Appical is een gerichte oplossing voor wie het moment tussen aanname en eerste werkweken wil verbeteren. De sterke punten zijn de focus op preboarding, de interactieve app en de genoemde koppelingen met veelgebruikte HR-systemen. De begeleiding door consultants kan de start vergemakkelijken.

Er zijn ook kanttekeningen. De prijs is niet transparant, het product vervangt geen HR- of salarissysteem en een traject van enkele weken vraagt capaciteit van je HR-team. De op de website genoemde retentieverbetering is een claim van de leverancier. Vraag om referenties in jouw sector voordat je die als uitgangspunt neemt.

Wil je Appical vergelijken met andere onboardingtools, kijk dan naar de omvang van je instroom, het aantal systemen waarmee je wilt koppelen en het budget voor implementatie. Vraag een demo aan en toets in de praktijk of de app aansluit op de manier waarop jouw nieuwe medewerkers werken.