Verzuimcijfers: drie kengetallen die laten zien wat er speelt

Wie alleen telt hoeveel medewerkers zich ziekmelden, mist een groot deel van het verhaal. Volgens HRcommunity (2 oktober 2026) krijg je pas een bruikbaar beeld van verzuim als je drie cijfers naast elkaar legt: het verzuimpercentage, de gemiddelde verzuimduur en de meldingsfrequentie. Zo zie je eerder waar in je organisatie aandacht nodig is.

Drie cijfers, drie verschillende signalen

Elk kengetal beantwoordt een andere vraag. Daardoor kan hetzelfde verzuimpercentage bij twee bedrijven een heel verschillende oorzaak hebben.

Een voorbeeld: een hoog percentage met weinig meldingen wijst eerder op enkele langdurig zieke medewerkers. Veel meldingen met een korte duur vragen om een andere aanpak. HRcommunity wijst erop dat kort en frequent verzuim een andere benadering vraagt dan langdurige uitval.

Veranderingen herkennen in plaats van losse meldingen

De waarde van verzuimcijfers zit vooral in de ontwikkeling door de tijd. Als je ze langere tijd bijhoudt, zie je of medewerkers zich vaker ziekmelden of juist langer thuisblijven. Ook kun je cijfers vergelijken met eerdere maanden of jaren om te beoordelen of je aanpak werkt.

De cijfers verklaren niet waarom het verzuim verandert. Ze geven wel aanleiding om door te vragen, bijvoorbeeld in gesprekken met leidinggevenden of medewerkers, of in de teams waar de uitschieters zitten.

Zo houd je verzuim bij zonder de privacy te schenden

Betrouwbare cijfers vragen om consequente registratie. HRcommunity noemt als basis: noteer wanneer iemand zich ziekmeldt en wanneer diegene weer aan het werk gaat. Leg daarnaast vast wanneer je contact hebt gehad en welke afspraken je hebt gemaakt.

Let hierbij op de privacy. Medische gegevens mag je niet zomaar vastleggen. Wat je wel kunt noteren:

• de datum van ziek- en hersteldmelding;
• de momenten waarop je contact had;
• de gemaakte afspraken;
• het werk dat iemand nog wel kan doen.

Als je dit steeds op dezelfde manier doet, vallen patronen sneller op. Meldt iemand zich bijvoorbeeld regelmatig kort ziek? Dan kan dat een goed moment zijn voor een gesprek.

Van cijfers naar een concreet doel

Verzuimcijfers helpen bij het bepalen van prioriteiten. Je kunt kiezen voor minder korte, frequente meldingen, of voor betere begeleiding van medewerkers die langer uitvallen. Kies een doel dat bij je organisatie past en bedenk daarna welke stappen daarbij horen. Denk aan duidelijke afspraken over ziekmelden, periodieke gesprekken en goede begeleiding tijdens ziekte.

Door cijfers steeds met eerdere perioden te vergelijken, controleer je bovendien of die stappen effect hebben.

Wat betekent dit voor werkgevers?

Je hoeft geen uitgebreid dashboard te hebben om hiermee te beginnen. Een consistente registratie en een vast moment om de cijfers te bekijken is voldoende. Concreet:

1. Bepaal je drie kengetallen. Leg vast hoe je het verzuimpercentage, de verzuimduur en de meldingsfrequentie berekent, zodat je elke periode dezelfde methode gebruikt.
2. Standaardiseer je registratie. Noteer ziek- en hersteldata, contactmomenten en afspraken, en laat medische details achterwege.
3. Plan een vast evaluatiemoment. Bekijk de cijfers bijvoorbeeld per kwartaal en vergelijk ze met eerdere perioden.
4. Kies één verbeterdoel. Bijvoorbeeld het terugdringen van kort, frequent verzuim of het verbeteren van de begeleiding bij langdurige ziekte.
5. Bespreek verzuim op bedrijfsniveau. Behandel in teamoverleg of met de ondernemingsraad de algemene ontwikkeling en de afspraken bij ziekte, niet de situatie van een individuele medewerker.
6. Reken de financiële impact door. Je bent verplicht om bij ziekte maximaal 104 weken loon door te betalen, met een minimum van 70 procent van het loon. Met de verzuimkostenrekenhulp schat je in wat verzuim je organisatie kost.

Voor verdere achtergrond over verzuim en wat je eraan kunt doen verwijst HRcommunity naar Sazas.nl.