Salarisprofessionals: administratieve lasten loonaangifte nemen toe

Bijna de helft van de salarisprofessionals (46 procent) vindt dat de administratieve lasten rond de loonaangifte de afgelopen vijf jaar zijn gestegen. Dat blijkt uit het Trendonderzoek Salarisprofessionals 2026 van NIRPA, dat Accountant.nl op 9 oktober 2026 beschreef. Voor werkgevers is dit relevant, omdat de druk op de salarisadministratie direct raakt aan de kwaliteit en de kosten van hun loonverwerking.

Meer lasten dan minder, ondanks tien jaar investeringen

Het Nederlands Instituut van Register Payroll Accounting (NIRPA) vroeg 352 salarisprofessionals naar hun ervaringen. Van hen ziet 46 procent een toename van de administratieve lasten bij de loonaangifte, tegenover 22 procent die een afname ervaart. De groep met een toename is dus ruim twee keer zo groot.

Dat staat haaks op het doel van de loonaangifteketen. In dat samenwerkingsverband van Belastingdienst, UWV en CBS hoeven werkgevers gegevens maar één keer aan te leveren, waardoor de lasten zouden moeten dalen. Volgens Accountant.nl heeft de keten de afgelopen tien jaar geïnvesteerd in communicatie en samenwerking met salarisprofessionals. De effecten daarvan worden wisselend beoordeeld:

• 30 procent (drie op de tien) ziet dat de druk is afgenomen;
• 33 procent merkt geen verschil;
• 14 procent ervaart juist een toename.

Werkkostenregeling zorgt voor de meeste druk

Bij de fiscale regelingen springt de werkkostenregeling (WKR) eruit: 71 procent van de respondenten zegt dat deze regeling voor grote druk zorgt. De gedifferentieerde premie, waaronder de Werkhervattingskas (Whk), volgt op ruime afstand met 20 procent. De Wet tegemoetkomingen loondomein komt uit op 19 procent.

Dat de WKR zo hoog scoort, hoeft niet te verbazen. De regeling vraagt dat je vergoedingen en verstrekkingen per categorie toetst, bijhoudt en afzet tegen de vrije ruimte. Volgens de huidige parameters bedraagt die vrije ruimte 2,0 procent van de fiscale loonsom tot 400.000 euro en 1,18 procent over het meerdere. Wie die ruimte overschrijdt, betaalt een eindheffing van 80 procent over het meerdere. Die combinatie van beoordelen, administreren en bewaken maakt de regeling arbeidsintensief.

Complexe regels, geen onbekendheid met de keten

Volgens NIRPA is 94 procent van de salarisprofessionals bekend met de loonaangifteketen. Directeur Ruud van Leeuwen zegt daarover: "Aan onbekendheid met de keten ligt het dus niet." De druk zit volgens hem vooral in wat aan het aanleveren voorafgaat: het toepassen van regels die steeds complexer worden.

Het instituut pleit daarom voor degelijke opleidingen, actuele vakkennis en een goed samenwerkende keten. Daarnaast ziet NIRPA een taak voor de overheid om regelgeving zo eenvoudig en uitvoerbaar mogelijk te houden, zodat het vak werkbaar blijft.

Wat komt er op salarisprofessionals af?

De respondenten verwachten dat een aantal ontwikkelingen grote invloed heeft op de manier waarop zij gegevens aanleveren:

• nieuwe wet- en regelgeving (68 procent);
• verdere digitalisering en automatisering (61 procent);
• AI en slimme controles in salarissoftware (52 procent).

Of deze ontwikkelingen de lasten verzwaren of verlichten, is volgens het onderzoek nog niet duidelijk. Slimme controles kunnen fouten eerder signaleren, maar ze vragen ook om goede inrichting en kennis van de onderliggende regels.

Wat betekent dit voor werkgevers?

De uitkomsten gaan over de ervaring van salarisprofessionals, niet over meetbare uren of kosten. Toch geven ze aanleiding om de eigen loonadministratie tegen het licht te houden.

• Breng de WKR-administratie op orde. Leg per vergoeding of verstrekking vast onder welke categorie die valt en volg het verbruik van de vrije ruimte gedurende het jaar. Met de rekentool voor de werkkostenregeling krijg je snel een indicatie van je vrije ruimte.
• Plan tijd voor kennis in. Als regels complexer worden, is bijscholing van de mensen die de loonaangifte verzorgen geen luxe. Dat geldt voor je eigen team, maar ook voor de payrollpartner of het administratiekantoor dat voor je werkt.
• Maak afspraken over verantwoordelijkheid. Weet wie bij jou of je dienstverlener de gedifferentieerde premie, loonkostensubsidies en de WKR bewaakt, en wie wijzigingen in wetgeving oppakt.
• Check de werking van je salarissoftware. Vraag leveranciers welke automatische controles al zijn ingebouwd en hoe wetswijzigingen worden doorgevoerd. Leg de kosten van je loonverwerking ook naast de loonkosten per medewerker, zodat je de totale last ziet.
• Lever aan de voorkant betrouwbare gegevens aan. Een groot deel van de druk ontstaat volgens NIRPA vóór de aanlevering. Duidelijke input vanuit HR, zoals tijdige mutaties en vastgelegde afspraken, voorkomt correcties achteraf.

Voor de precieze verplichtingen en actuele tarieven verwijs je naar de Belastingdienst en UWV. Het volledige onderzoek is te raadplegen via NIRPA.