Pensioenoverstap: veel HR'ers weten niet hoe ver de regeling is

Een groot deel van de HR-professionals heeft geen goed beeld van de stand van zaken rond de overstap naar het nieuwe pensioenstelsel. Dat blijkt uit een inventarisatie van vermogensbeheerder Vive onder 103 HR-professionals bij organisaties met een pensioenregeling, zo meldt HR Praktijk. Medewerkers komen met vragen steeds vaker bij HR terecht, terwijl de overgangsperiode nog tot 1 januari 2028 loopt.

Pensioenfonds: besluiten vallen buiten de organisatie

Het zicht ontbreekt het vaakst bij organisaties met een pensioenfonds. Van de 75 ondervraagden in die groep weten er 39 niet of de nieuwe regeling al bij het fonds ligt. Dat is verklaarbaar: bij een pensioenfonds maken werkgeversorganisaties en vakbonden de afspraken meestal in de cao, waarna het fonds de regeling uitvoert.

Volgens Alexander Brouwer, oprichter van Vive, wordt de HR-afdeling daar toch op aangesproken. Werknemers willen weten of ze erop achteruitgaan en welke keuzes zij zelf moeten maken. Kan HR die vragen niet beantwoorden, dan blijven medewerkers met onzekerheid zitten.

Verzekeraar of PPI: de werkgever beslist zelf

Bij organisaties met een verzekeraar of premiepensioeninstelling (PPI) ligt de verantwoordelijkheid anders, want daar maakt de werkgever de keuzes zelf. Van de 28 ondervraagden in deze groep meldt niemand dat de nieuwe regeling definitief is. Veertien zeggen dat de regeling nog niet klaar is, tien weten het niet en vier hebben een concept.

Voor deze werkgevers staat er een eerdere deadline. Wordt de regeling aangepast, dan moet het transitieplan uiterlijk 1 oktober 2027 bij de pensioenuitvoerder liggen.

Nabestaandenpensioen is een blinde vlek

Het nabestaandenpensioen, de uitkering voor de partner als een werknemer overlijdt, wordt in het nieuwe stelsel anders geregeld. Daardoor raakt de overstap ook de partners van medewerkers. Toch zegt slechts een op de acht ondervraagden bij een verzekeraar of PPI dat de organisatie de gevolgen heeft doorgerekend en de risico's voor de communicatie in kaart heeft gebracht. De rest heeft dat nog niet of maar deels gedaan, of weet het niet.

Afstemming: wie moet instemmen?

Een nieuwe regeling moet vaak eerst worden afgestemd voordat die kan worden ingevoerd. Een op de vijf ondervraagden (20,4 procent) weet niet met wie. Afhankelijk van de regeling en de cao kan het gaan om de ondernemingsraad, de vakbonden, de personeelsvertegenwoordiging of de medewerkers zelf. Zonder hun instemming kan de regeling meestal niet door.

Ruimte voor eigen keuzes

Dat veel regelingen nog niet af zijn, geeft werkgevers ook ruimte om ze anders in te richten. Vive ziet werkgevers die de overstap gebruiken om medewerkers meer zeggenschap te geven. Het gaat dan bijvoorbeeld om de hoeveelheid risico die iemand wil lopen, om extra inleggen als dat bij de situatie past, of om naast pensioen voor andere doelen op te bouwen.

"Een starter van 25 heeft andere wensen dan iemand van 55 met een koophuis en een partner," aldus Brouwer.

Volgens hem raken medewerkers meer bij hun pensioen betrokken als werkgevers daar ruimte voor maken.

Uitleg komt grotendeels bij de werkgever te liggen

Met een eigen pensioenpot voor iedere werknemer krijgen medewerkers ook meer om over na te denken. Een groot deel van de uitleg komt daarbij bij de werkgever terecht. Vive ziet dat werkgevers dit heel verschillend aanpakken. Sommige nemen een webinar op of organiseren presentatiedagen voor verschillende groepen medewerkers, andere houden het bij een pensioenboekje en een brief.

Wat de vorm ook is, HR moet volgens Vive eerst zelf het overzicht hebben. Voor de inhoud van de regeling zijn het pensioenfonds, de verzekeraar of de adviseur het aanspreekpunt. Niet alles hoeft al definitief te zijn: Brouwer ziet dat het medewerkers al rust geeft als ze weten wanneer ze duidelijkheid krijgen.

Wat betekent dit voor werkgevers?

Het onderzoek is gebaseerd op een beperkte groep van 103 respondenten, maar de uitkomsten wijzen op een aantal concrete aandachtspunten.

• Achterhaal de stand van zaken. Vraag bij je pensioenfonds, verzekeraar, PPI of adviseur na hoe ver de nieuwe regeling is en wanneer er duidelijkheid komt.
• Controleer je deadlines. Heb je een verzekeraar of PPI en pas je de regeling aan, zet dan 1 oktober 2027 voor het transitieplan in de planning. Houd ook de einddatum van de overgangsperiode, 1 januari 2028, in beeld.
• Breng de afstemming in kaart. Bepaal of de ondernemingsraad, vakbonden, personeelsvertegenwoordiging of medewerkers moeten instemmen en plan dat tijdig in.
• Reken het nabestaandenpensioen door. Ga na wat de wijziging voor medewerkers en hun partners betekent en welke communicatierisico's daaruit volgen.
• Bepaal je uitlegaanpak. Kies per doelgroep een vorm, bijvoorbeeld een webinar, een presentatiedag of een schriftelijke toelichting, en maak afspraken met de uitvoerder over de inhoud.
• Communiceer ook zonder definitieve regeling. Laat medewerkers weten wanneer ze meer informatie krijgen. Volgens Vive geeft dat al rust.

Heb je een eigen regeling met keuzemogelijkheden, dan is nu het moment om te bepalen hoeveel zeggenschap je medewerkers wilt geven, zolang de regeling nog niet is vastgelegd.