Ziekmelding regels werkgever: dit moet en mag je als werkgever
Wat moet je doen als een werknemer zich ziekmeldt? Deze gids behandelt de ziekmelding regels voor werkgevers: meldprocedure, toegestane vragen, loondoorbetaling en de stappen van de Wet verbetering poortwachter.
De ziekmelding regels voor werkgevers komen op vier punten neer: de werknemer meldt zich ziek volgens de regels in jouw verzuimprotocol, jij vraagt alleen naar wat mag (dus niet naar de diagnose), je betaalt maximaal 104 weken minimaal 70% van het loon door en je start direct met re-integratie volgens de Wet verbetering poortwachter. Hieronder lees je per onderdeel wat je moet doen, wat je mag vragen en waar het misgaat.
Wat zijn de belangrijkste ziekmelding regels voor werkgevers?
Voor werkgevers gelden drie bronnen van regels. Het Burgerlijk Wetboek regelt loondoorbetaling en het opzegverbod bij ziekte. De Wet verbetering poortwachter bepaalt welke re-integratiestappen je op welk moment moet zetten. De AVG en de privacyregels bepalen welke gegevens je over de gezondheid van je werknemer mag vragen en vastleggen.
Daarbovenop komen je eigen afspraken: het verzuimprotocol, de arbeidsovereenkomst, het personeelshandboek en eventueel de cao. Die vullen de wet aan, maar mogen er niet onder duiken. Een cao kan bijvoorbeeld 100% loon in het eerste ziektejaar voorschrijven, maar je kunt niet afspreken dat je minder dan het wettelijke minimum doorbetaalt.
Verplicht is verder dat je toegang hebt tot een bedrijfsarts of arbodienst. Die beoordeelt de arbeidsongeschiktheid en adviseert over re-integratie. Jij als werkgever beoordeelt niet zelf of iemand ziek is.
Hoe moet een werknemer zich ziekmelden?
De wet schrijft geen vaste vorm voor. Je mag zelf regels stellen, zolang ze redelijk zijn en de werknemer ze kent. Leg ze vast in een verzuimprotocol en communiceer het aantoonbaar, bijvoorbeeld via de werkinstructie of het intranet.
Gebruikelijke meldregels:
- Telefonisch melden bij de leidinggevende of HR, vóór een vast tijdstip op de eerste ziektedag.
- Persoonlijk melden en niet via een appje van een collega of familielid, tenzij de werknemer echt niet kan bellen.
- Doorgeven of de werknemer thuis of ergens anders verblijft, zodat je kunt bellen of langskomen.
- Opgeven welke werkzaamheden of afspraken niet kunnen wachten.
Een ziekmelding hoeft niet schriftelijk of met een doktersverklaring. Een verklaring van de huisarts vragen is niet nodig en meestal niet toegestaan als voorwaarde voor loondoorbetaling; de bedrijfsarts is de aangewezen persoon om het verzuim te beoordelen.
Registreer de melding direct: datum en tijd, wie de melding deed, wat de werknemer opgaf en wat er is afgesproken. Dat dossier heb je later nodig, zeker als het verzuim langer duurt.
Welke vragen mag je stellen bij een ziekmelding?
De belangrijkste grens: de aard van de ziekte is privé. Je mag niet vragen naar diagnose, klachten of behandeling. Werknemers hoeven dat niet te vertellen, en je mag het ook niet vastleggen als de werknemer het uit zichzelf vertelt, tenzij hij daar expliciet toestemming voor geeft en het nodig is. Wat wél mag:
- Wat de verwachte duur van het verzuim is (voor zover de werknemer dat weet).
- Welke lopende werkzaamheden en afspraken overgenomen of afgezegd moeten worden.
- Waar de werknemer bereikbaar is en of het adres afwijkt van het bekende adres.
- Of het verzuim het gevolg is van een ongeval waarbij een derde aansprakelijk kan zijn, omdat je het loon dan mogelijk kunt verhalen.
- Of de werknemer een uitkering heeft of zwanger is, wanneer dat gevolgen heeft voor de melding bij het UWV.
- Welke beperkingen de werknemer ervaart, en wat hij wél kan. Dat gaat over functioneren, niet over diagnose.
Vraag dit kort en zakelijk in het eerste gesprek. Een korte, oprechte vraag hoe het gaat, zonder door te vragen naar de reden, houdt de relatie goed en levert vaak meer informatie op dan een verhoor.
Loon doorbetalen bij ziekte: hoeveel en hoe lang?
Je betaalt maximaal 104 weken door, en over die periode minimaal 70% van het loon. In het eerste ziektejaar geldt daarnaast dat je in ieder geval het wettelijk minimumloon betaalt. Het loon waarover je berekent, heeft een wettelijk maximum (het maximumdagloon). Controleer voor een hoog salaris op UWV.nl de actuele grens.
In de praktijk zijn de afspraken vaak gunstiger. Veel cao's en arbeidsovereenkomsten kennen 100% in het eerste jaar en 70% in het tweede jaar. Dat is een keuze van partijen, geen wettelijke eis.
Rekenvoorbeeld: Een werknemer verdient €3.000 bruto per maand en valt onder een regeling van 100% in het eerste en 70% in het tweede jaar. In het eerste ziektejaar betaal je €3.000 per maand door. In het tweede jaar is dat €2.100 per maand (70% van €3.000). Bij een arbeidsovereenkomst zonder aanvullende afspraak is 70% van het loon in beide jaren het wettelijke uitgangspunt: €2.100 per maand, mits dat in het eerste jaar niet onder het minimumloon uitkomt.
De loonkosten lopen ondertussen door, want ook bij ziekte betaal je werkgeverslasten, en je moet vaak vervanging regelen. Wil je inzicht in wat een verzuimgeval je kost? Gebruik dan de rekentool voor verzuimkosten.
Werkgevers pleiten al langer voor een kortere loondoorbetalingsplicht. Lees daarover ons artikel Werkgevers willen af van twee jaar loondoorbetaling bij ziekte. Zolang de wet niet is gewijzigd, blijft de periode van 104 weken gelden.
Wat moet je doen na de ziekmelding? Het stappenplan van de poortwachter
De Wet verbetering poortwachter verplicht jou en de werknemer om samen te werken aan terugkeer. Het UWV toetst aan het einde van het traject of jullie dat goed hebben gedaan. Als het dossier niet klopt, kan het UWV je een loonsanctie opleggen: dan moet je het loon maximaal 52 weken langer doorbetalen. De belangrijkste momenten:
| Moment | Wat gebeurt er |
|---|---|
| Eerste ziektedag | Melding registreren en doorgeven aan de bedrijfsarts of arbodienst. Bij werknemers met een Ziektewet-uitkering gelden aparte meldingstermijnen richting het UWV. |
| Uiterlijk week 6 | De bedrijfsarts stelt de probleemanalyse op: wat is de situatie, welke beperkingen zijn er, wat kan de werknemer nog. |
| Uiterlijk week 8 | Werkgever en werknemer stellen samen het plan van aanpak op, met concrete re-integratiedoelen. |
| Daarna, ongeveer elke 6 weken | Evalueren van het plan van aanpak; afspraken bijstellen en vastleggen. |
| Week 42 | Ziekmelding bij het UWV voor werknemers die dan nog ziek zijn. |
| Week 52 | Eerstejaarsevaluatie: kijken of de doelen zijn gehaald en of terugkeer bij de eigen werkgever haalbaar blijft. |
| Rond week 93 en verder | Voorbereiding van de WIA-aanvraag met het re-integratieverslag. Controleer de exacte termijn en eisen op UWV.nl. |
Kijk eerst of terugkeer in het eigen werk mogelijk is, eventueel met aanpassingen of deeltijd. Lukt dat niet, dan zoek je naar passend werk binnen je organisatie (het tweede spoor is werk bij een andere werkgever). Leg elke stap en elk gesprek vast.
Checklist voor de eerste week
- Registreer de melding met datum, tijd en afspraken.
- Bel de werknemer na een dag of twee terug, als de situatie dat toelaat.
- Meld het verzuim bij de bedrijfsarts of arbodienst.
- Regel vervanging of herverdeling van taken.
- Plan in je agenda de deadlines voor week 6, week 8 en week 42.
Wat als een werknemer zich niet aan de regels houdt?
Je hebt twee sancties, die je alleen zorgvuldig inzet:
- Loonopschorting: de werknemer werkt niet mee aan controle, is niet bereikbaar of volgt een redelijke instructie over de ziekmelding niet op. Je schort het loon tijdelijk op tot de werknemer zich alsnog houdt aan de regels.
- Loonstop: de werknemer weigert passend werk of werkt niet mee aan re-integratie, zonder goede reden.
Waarschuw de werknemer altijd eerst schriftelijk, benoem precies wat er niet is gedaan en geef een redelijke termijn om het recht te zetten. Stop je het loon zonder goede onderbouwing, dan loop je juridische risico. Twijfel je? Vraag een second opinion aan het UWV (deskundigenoordeel) voordat je ingrijpt.
Een late of ontbrekende melding is geen automatisch bewijs van misbruik. Let op de aanleiding, of de regels bekend waren en of de werknemer daarna wel meewerkt.
Bijzondere situaties
Ziek tijdens het dienstverband dat afloopt
Loopt een tijdelijk contract af terwijl de werknemer ziek is, dan eindigt het contract gewoon. De werknemer krijgt dan meestal een Ziektewet-uitkering van het UWV. Je moet het verzuim wel tijdig melden; de exacte termijn vind je op UWV.nl.
Opzegverbod
Tijdens ziekte mag je een vast of tijdelijk contract in principe niet opzeggen. Uitzonderingen zijn er onder meer voor de proeftijd en ontslag op staande voet. Na twee jaar ziekte kun je toestemming vragen aan het UWV, mits je re-integratie serieus hebt aangepakt.
Vakantie en ziekte
Werknemers bouwen tijdens ziekte gewoon vakantiedagen op. Het wettelijke minimum is vier keer het aantal arbeidsuren per week per jaar. Met de vakantiedagenrekentool zie je wat dat voor een specifieke werknemer betekent. Wordt iemand ziek tijdens vakantie, dan geldt vooral dat de werknemer zich moet melden volgens je gebruikelijke regels; de bedrijfsarts beoordeelt daarna of er sprake is van arbeidsongeschiktheid.
Wachtdagen
Wachtdagen, dagen waarover geen loon wordt doorbetaald, zijn alleen toegestaan als ze in een cao of arbeidsovereenkomst zijn afgesproken en mogen niet leiden tot een loon onder het minimumloon. Standaard zijn ze niet van toepassing.
In het kort
- Stel een verzuimprotocol op, communiceer het en registreer elke ziekmelding.
- Vraag niet naar de diagnose; wel naar beperkingen, verwachte duur, bereikbaarheid en lopende afspraken.
- Betaal maximaal 104 weken minimaal 70% van het loon door. Cao of contract kan meer voorschrijven.
- Volg de deadlines van de poortwachter: probleemanalyse in week 6, plan van aanpak in week 8, UWV-melding in week 42 en de eerstejaarsevaluatie in week 52.
- Zet loonopschorting of loonstop pas in na een schriftelijke waarschuwing en met een goed dossier.
- Twijfel je over een individuele situatie? Vraag advies aan de bedrijfsarts, het UWV of een arbeidsjurist.
Veelgestelde vragen
Mag een werkgever vragen wat een werknemer mankeert? +
Nee. De aard van de ziekte valt onder privacy en mag je niet vragen. Je mag wel vragen naar de verwachte duur, beperkingen, bereikbaarheid en lopende afspraken die door moeten gaan.
Hoe lang moet een werkgever loon doorbetalen bij ziekte? +
Maximaal 104 weken (twee jaar). Je betaalt in die periode minimaal 70% van het loon door. In veel cao's of arbeidsovereenkomsten is een hoger percentage afgesproken, zeker in het eerste jaar.
Wanneer moet een werknemer zich ziekmelden? +
Dat bepaalt je verzuimprotocol, vaak vóór een vast tijdstip op de eerste ziektedag en telefonisch. Zonder vooraf bekende regels kun je een werknemer moeilijk aanspreken op een late melding.
Mag een werkgever een zieke werknemer ontslaan? +
In principe niet tijdens de eerste twee ziektejaren: er geldt dan een opzegverbod, met uitzonderingen zoals de proeftijd. Na twee jaar kan ontslag via het UWV, mits je de re-integratieverplichtingen hebt nagekomen.
